10 motivos para adotar uma comunicação centralizada

"Consumir conteúdos educativos em partes menores e de forma constante pode ser mais eficaz, pois isso permite aos colaboradores um ganho de conhecimento específico em doses pequenas, sem interferir na execução de suas tarefas diárias”.

10 motivos para adotar uma comunicação centralizada. E porque o melhor momento para mudar é agora!

A realidade do trabalho não é a mesma de dois anos atrás. Times espalhados em diferentes localidades, expediente remoto ou híbrido são só algumas das mudanças mais importantes. Nesse novo mundo, como uma empresa pode se comunicar com os colaboradores? Centralizar e personalizar as informações está emergindo como uma das soluções possíveis e ferramentas digitais podem ajudar a tornar esse processo mais eficiente.

O compartilhamento de dados aumentou bastante com o trabalho à distância. Emails, aplicativos de mensagem, e espaços de armazenamento são importantes, mas a variedade de canais causa confusão e falta de controle sobre as informações transmitidas. Uma comunicação centralizada conecta diferentes partes envolvidas a um hub que armazena todos os dados. Com sistemas de gestão para essa comunicação centralizada, empresas podem contextualizar informações, rastrear envios, notificar grupos de funcionários específicos, entre outras vantagens.

O primeiro passo para uma comunicação centralizada 

A doutora em linguística Vívian Rio Stella escreveu, em um artigo para a Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) que compreender as necessidades dos colaboradores é o primeiro passo. “A realidade das organizações é diversa. Mais do que focar nos canais em si, é preciso entender a experiência das pessoas e de que forma as práticas e as mensagens realmente tocam e fazem sentido para elas. Assim, concentramos esforços para criar ações e conteúdos que conectam”, explica Stella. Para ela, essas são algumas formas de medir o que os colaboradores querem e precisam da comunicação:  

• people analytics para criar ações estratégicas de comunicação;
• métricas consistentes que vão além da mensuração da satisfação de profissionais;
• programas de influenciadores internos para democratizar a produção e disseminação de informações;
• canais e formatos humanizados para aproximar quem está longe e não distanciar quem está perto.

10 vantagens da comunicação centralizada

Entendendo como atender demandas e engajar os funcionários, a empresa que centralizar a comunicação vai perceber que ela traz as seguintes vantagens:  

1. Aumenta a transparência: A comunicação centralizada remove barreiras. O colaborador tem acesso a dados e arquivos em um só lugar. As informações são disponibilizadas de forma transparente. 
2. Coloca todos a par do que está acontecendo: Erros e falta de comunicação clara podem ser reduzidos quando todos em um time têm acesso aos mesmos arquivos e dados.
3. Possibilita a segmentação de público: Somente aqueles que precisam de informações específicas as receberão. Evita-se o problema do excesso de comunicação que confunde o funcionário e atrapalha a execução de tarefas. 
4. Facilita o compartilhamento de documentos: Torna-se não apenas mais fácil compartilhar a documentação, mas também acessar o arquivo correto para cada tarefa específica. Isso também significa que todos têm as cópias mais atualizadas de todas as comunicações.
5. Aumenta produtividade: Ter um local central para armazenar toda a comunicação facilita o foco nas tarefas diárias, além de agilizar o acesso aos dados que o funcionário precisa para realizar o trabalho. 
6. Permite localizar uma informação mais facilmente: Com um sistema de comunicação centralizado, o colaborador já sabe onde ir para encontrar tudo que ele precisa.
7. Melhora a gestão do tempo: E sabendo onde encontrar os dados que precisa para realizar as tarefas, o colaborador também ganha um aliado na organização do tempo. 
8. Aumenta a segurança dos dados: A centralização da comunicação permite proteger dados digitalmente, com uso de senhas ou criptografia, por exemplo. Além de possibilitar backups e armazenamento na nuvem.
9. Facilita mudanças no time: Sempre que um novo integrante for adicionado ao time, ele ou ela terá acesso aos dados, fazendo com que o processo de adaptação ao novo cargo seja bem mais rápido e tranquilo.
10. Aumenta o foco na tarefa: Sem ter que se preocupar com o fluxo de informações, os times terão mais energia e foco para se concentrar no que realmente importa para a realização de uma tarefa.  

A hora é agora 

Segundo a Harvard Business Review, a melhor hora de transformar a comunicação em uma empresa é durante um momento de virada. E nós estamos vivendo um agora mesmo. 

Uma pesquisa da consultoria Gartner mostrou que apenas 30% das empresas consultadas investiram em comunicação de crise e em employee advocacy.  “A vitalidade das organizações está fundamentada nas pessoas”, diz o vice-presidente de consultoria da Gartner, “e o quanto cultivamos essas conexões com os funcionários pode determinar se estamos investindo nossas energias e recursos limitados para nutrir uma marca próspera ou evitar ameaças”. É na crise que a comunicação se faz mais importante e fortalecer esse vínculo com os colaboradores faz toda diferença em como uma empresa passa pela turbulência. “Os líderes devem desempenhar um papel de ajudar os funcionários a se sentirem mais fundamentados, no controle e parte de algo maior, a fim de revigorar o desempenho, a lealdade e a defesa da marca”, conclui a Gartner.

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